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Mediation Teil 3: Das Verfahren

Ablauf eines Mediations-Verfahrens

Der Ablauf eines Mediationsverfahren kann auf unterschied­liche Weise in einzelne Phasen untergliedert werden (in der Literatur werden drei bis zwölf Phasen, mit unterschiedlicher Namensgebung und Aufteilung, beschrieben). Wichtig ist, dass die Phasen insgesamt alle notwendigen, grundlegenden Schritte enthalten.

Folgend wird das Verfahren, in vier Abschnitte unterteilt, vorgestellt:

Phase 1: Erstkontakt und Vorgespräch
Schwerpunkte:

  • Abschätzung, ob der Konflikt für eine Mediation geeignet ist
  • Vorgehen im Mediationsverfahren und Rolle des Mediators klarstellen
  • Bereitschaft und Zustimmung der Medianten zum Verfahren sichern
  • Klärung organisatorischer Aspekte

Der Beginn der ersten Phase überschneidet sich meist mit der Akquise oder der Anfrage eines Mediationsverfahrens bzw. geht fließend daraus über.
Dieser Teil des Verfahrens ist methodisch und vom Ablauf her nicht eindeutig festgelegt. Es kommt lediglich darauf an, dass die folgend beschriebenen Aspekte bedacht sind.
Es macht Sinn, dass der Mediator allen am Verfahren Beteiligten schon vorab grundlegende Informationen zum Thema Mediation (z.B. einen Flyer mit den wichtigsten Aspekten) zuschickt oder aushändigt. Je nach Art des Verfahrens kann er auch passende oder fallgenau angepasste Fragebögen beilegen.
Der Mediator verschafft sich einen Über­blick über den Konflikt. Üblicherweise spricht er dazu mit allen Medianten gemeinsam, lässt sich deren Sichtweisen schildern und beobachtet den Umgang untereinander. Optional kann der Mediator auch vorab Einzelgespräche mit den Medianten führen, sollte dabei aber besondere Achtsamkeit auf die Prinzipien Informiertheit versus Vertraulichkeit haben. Gegebenenfalls ist es für den Mediator hilfreich, wenn er sich noch zusätzliche Informa­tionen (z.B. ein Organigramm) be­schafft, diese legt er jedoch allen Medianten offen.
In der ersten Phase erklärt der Mediator (ggf. nur noch mal kurz) das Verfahren und insbesondere seine Rolle darin, vor allem seine Neutralität und Allparteilichkeit. Er erfragt die Erwartungen der Medianten und sichert sich deren Zustim­mung zum Verfahren und den Prinzipien. Insbesondere das für alle geltende Prinzip der Geheimhaltung und die damit zusammenhängende Frage bezüglich des Umgangs mit den Ergebnissen gehören in die erste Phase. Hier können auch „individuelle“ Verfahrens- bzw. Gesprächs­regeln vereinbart werden.
Der Mediator muss im Laufe dieser ersten Phase anhand der vorliegenden Informationen abschätzen, ob er für diesen Konflikt und die Beteiligten eine Mediation für geeignet hält. Er schlägt zudem gegebenenfalls die Teilnahme weiterer Konflikt-Beteiligter vor.
In der ersten Phase klären die Beteiligten die grundlegenden organisatorischen und finanziellen Fragen und halten dies in einem Mediations-Vertrag fest. Je nach Art des Verfahrens (z.B. Familien-Mediation oder eine Wirtschafts-Mediation unter Mitarbeitern eines Unternehmens etc.) gibt es zu diesen Aspekten möglicher­weise unter­schiedliche Ansprechpartner (z.B. einen Vorgesetzten oder Geschäftsführer als finanziellen und die Medianten als inhaltliche Vertragspartner).
Organisatorisch gilt es vor allem Ort, Dauer und Frequenz der Treffen festzulegen. Der finanzielle Teil wird in einer (ggf. separaten) Gebührenvereinbarung festgehalten. Der Mediator sollte in dieser ersten Phase anhand des erkannten Konflikt-Umfanges eine grobe zeitliche Abschätzung zum Verfahren und damit den entstehenden Kosten geben können – ohne jedoch ein definitives Ziel-Datum zu nennen! Wird während des Verfahrens deutlich, dass der Umfang deutlich steigt (z.B. weil immer mehr strittige Themen auftauchen) so informiert der Mediator darüber und korrigiert seine erste Einschätzung entsprechend.

Phase 2: Erarbeitung der Themenbereiche
Schwerpunkte:

  • Klärung der Konflikt-Lage
  • Festhalten der erkannten Themenbereiche
  • (Erste) Festlegung einer Bearbeitungsreihenfolge

Der Mediator lässt in dieser Phase den Konflikt aufleben und die Medianten ihre jeweilige Sichtweise schildern. Dabei können sowohl rechtliche, wirtschaft­liche und emotionale Aspekte eine Rolle spielen.
Aufgabe des Mediator ist es, die im Konflikt enthaltenen Themenbereiche je Mediant zu erkennen und sie sachlich, neutral und wertfrei für alle Beteiligten sichtbar (z.B. an einem Flipchart) darzustellen. Beispiele für Themenbereiche: „Zeit des Vaters mit den Kindern“ oder „Weitergabe von betrieblichen Informationen in der Abteilung“.
Der nächste Schritt ist, sich auf eine (erste) Bearbeitungs­reihenfolge zu einigen. Dies kann durch ganz unterschiedliche Gewichtungs- und Auswahlmethoden (persönliche Reihenfolge und freie Verhandlung, Punkte-System etc.) erfolgen. Die gefundene Priorisierung kann später auch noch geändert werden. Zunächst wird jedenfalls einer der Themenbereiche ausgewählt, der als erstes in der nächsten Phase behandelt wird.

Phase 3: Position – Interesse – Lösung (je Themenbereich)
Die folgenden drei Schritte (3A bis 3C) werden je Themen­bereich durchgeführt. Durch die Gewichtung der Themen kommen die drängensten Probleme zuerst zur Behandlung. Ziel ist es, für jeden Themenbereich einen einvernehmlichen Interessensausgleich zu verhandeln.
In einem guten Mediationsverfahren werden die Medianten zunehmend in die Lage versetzt, diese Schritte selbst und ohne Mediator zu behandeln. So können, sobald die Medianten dies wünschen, auch ursprünglich auf der Themenliste aufge­führte Konfliktbereiche aus dem Verfahren herausge­nommen und außerhalb, untereinander angegangen werden.
Natürlich können auch Quer- und Wechsel-Beziehungen eines Themenbereiches zu anderen bestehen oder erkennbar werden, so dass diese nicht (mehr) klar getrennt betrachtet werden können. Dann entscheiden die Beteiligten gemeinsam, ob sie den gerade behandelten Themenbereich erweitern oder sich die Abhängigkeit erst einmal merken und später bearbei­ten.

Phase 3A: Von Positionen zu Interessen
Schwerpunkte:

  • Herausarbeiten der hinter den jeweiligen Positionen liegenden Gründe und Ziele
  • Anerkennung der unterschiedlichen Sichtweisen der Medianten untereinander

„Positionen“ sind die aus Sicht einer Partei durchzu­setzenden Verhandlungsergebnisse, die Forderungen, mit denen die Medianten in das Verfahren gehen. Positionen sind jedoch nicht oder nur sehr schwer gegeneinander verhandelbar.
In dieser Phase hilft der Mediator den Medianten die Interessen, die hinter ihren jeweiligen Positionen liegen, zu erkennen und zu benennen. Mit „Interessen“ sind hier Gründe und Ziele, Wünsche, Bedürfnissen sowie Befürch­tungen und Ängste gemeint. Es geht um das „Warum“ hinter der Position.
Der Mediator klärt dieses „Warum“ eines jeden Medianten und hält die Kern-Aussagen wieder für alle sichtbar fest.
Ein wichtiger Schritt ist dabei, dass die jeweils andere Partei die Interessen versteht und anerkennt. Dies stellt der Mediator sicher, indem er zum Beispiel die Aussagen von der Gegenseite sinngemäß wiederholen lässt. Die Medianten sollen ein Verständnis für die Sichtweise des anderen und das Gefühl des Verstanden-Werdens bekommen.

Phase 3B: Entwickeln von Lösungs-Optionen
Schwerpunkte:

  • Kreatives Vorgehen
  • Finden von (zunächst unbewerteten) Lösungs-Ideen

Dies ist die kreativste Phase der Mediation. Hier gilt es mögliche Lösungen für den gerade behandelten Themen­bereich zu finden ohne diese zunächst zu bewerten oder gar zu kritisieren.
Der Mediator bietet dazu divergente Kreativitäts-Techniken an. Diese sollten zur Situation und den Medianten passen. Je breiter das Repertoire des Mediators, desto besser: von den diversen Metaplan-Methoden bis hin zur Hausaufgabe für die Medianten ist alles denkbar. Wichtig ist, dass die Medianten kreativ denken können und viele Lösungen produzieren.
Der Mediator sorgt dafür, dass die Medianten sich nicht gegenseitig behindern oder die Vorschläge bewerten.
Ein aktiver Mediator kann an dieser Stelle auch eigene Vor­schläge einbringen, jedoch nur ergänzend zu den Vorschlägen der Medianten und immer mehrere Vorschläge, nicht nur einen.

Phase 3C: Lösungs-Bewertung und -Auswahl
Schwerpunkte:

  • Bewerten der Lösungs-Vorschläge aus Phase 3B anhand unterschiedlicher Aspekte
  • Gegebenenfalls verhandeln
  • Lösung auswählen und Einigung festhalten

Diese Phase sollte – mindestens durch eine kleine Pause – von der vorherigen getrennt werden. Hier geht es nun darum, die gefundenen Vorschläge zu beurteilen und einen oder eine Kombination aus mehreren auszuwählen und als Lösung zu formulieren.
Auch dafür gibt es ein Vielzahl an möglichen Methoden, die diese divergent kreative Phase unterstützen. Der Moderator stellt in jedem Fall sicher, dass folgende Aspekte beachtet werden:
– Welches Einschätzung und Präferenz haben die Medianten (ihr Bauchgefühl)?
– Wie verhält sich der jeweilige Lösungs-Vorschlag zu den in 3A erkannten Interessen der Medianten? Sind diese gegebenenfalls bereit, diesbezüglich Abstriche zu machen.
– Ist die Lösung realistisch und praktikabel? Können sich die Medianten die Lösung in ihrem Alltag vorstellen?
Möglicherweise hilft es den Medianten, wenn sie ihre jeweiligen Werte und Bewertungsmaßstäbe offen legen oder gemeinsame entwickeln.
Ziel ist es, eine Lösung für den einzelnen Themenbereich anhand der Lösungsvorschläge zu finden. Dabei sind Verhand­lungen der Teilnehmer untereinander durchaus erwünscht.
Das Ergebnis wird möglichst klar und nach der SMART-Regel formuliert vom Mediator festgehalten.

Phase 4: Gesamtlösung und Ergebnis-Vereinbarung
Schwerpunkte:

  • Gesamt-Überblick und –Zusammenhang herstellen
  • Absichern des Ergebnisses (Eigenverantwortlichkeit der Medianten)
  • Mediations-Ergebnis-Vereinbarung erstellen und unter­zeichnen

In dieser abschließenden Phase werden die Ergebnisse aus den einzelnen Themenbereichen zusammentragen. Der Mediator formuliert daraus eine Mediations-Vereinbarung und händigt diese den Medianten zur Prüfung aus. Diese Prüfung kann sowohl eine erneute persönliche Reflektion, einen Test der Vereinbarung im Alltag, als auch Kommentierung durch Dritte (z.B. einen einseitig beratenden Anwalt) umfassen.
Möglicherweise müssen die Medianten auch noch die Zustimmung von Dritten einholen (z.B. wenn sie als Vertreter einer Gruppe am Verfahren teilnehmen).
Gegebenenfalls spricht der Mediator an dieser Stelle auch noch mal das Prinzip der Geheimhaltung an und klärt, wie mit den Ergebnissen diesbezüglich umgegangen wird.
Zum Abschluss ist es wichtig, die Eigen­verantwortlichkeit der Medianten für das Ergebnis zu betonen. Die vorliegenden Lösungen wurden von ihnen erarbeitet, sie sollen sich damit identifizieren können und die Mediations-Vereinbarung gemeinsam tragen.

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