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Situationen visualisieren – alleine oder als Gruppe

Für das Entwickeln und Sammeln von Ideen und den weiteren Umgang damit (hin zu Zielen und Aktionsplänen) gibt es viele Kreativitätsmethoden. Die hier vorgestellte Methode hilft hingegen, das Hier-und-Jetzt gemeinsam oder alleine für sich selbst zu beleuchten.

Betrachten wir z.B. einen Workshop mit Teilnehmern aus verschiedenen Abteilungen, Teams oder Unternehmen. Es sollen Maßnahmen zur Verbesserung gefunden oder Entscheidungen für das zukünftige Vorgehen getroffen werden. Die Ziele und die für deren Erreichung nötigen Bedingungen liesen sich möglicherweise noch unabhängig von der akuten Situation finden und beschreiben. Spätestens jedoch, wenn ein Aktionsplan erstellt werden soll, muss klar sein, wie die akute Situation denn aussieht, also: Wo befinden wir uns, von wo laufen wir los?
Oft wird dieser Aspekt vernachlässigt. Sei es, weil seine Bedeutung unterschätzt wird, sei es, weil wir davon ausgehen, dass die Situation eh allen klar ist.

Das „Organizational Mapping“ bietet hingegen einen Ansatz, mit einer Gruppe einen gemeinsamen Überblick über die aktuelle, zu betrachtende Situation zu erarbeiten.

Warum Visualisierung?

Der wahrscheinlich häufigste Weg, die zu betrachtende Situation in einer Gruppe zu beschreiben ist: Einer stellt (mehr oder weniger stark durch vorbereitete Folien unterstützt) das Thema dar. Gegebenenfalls gibt es dazu noch eine kurze Diskussion aber viel Zeit wird in die Frage „Wo stehen wir?“ selten investiert. Ob die möglicherweise wichtigen aber von der Darstellung abweichenden Informationen der Teilnehmer eingeflossen und unterschiedliche Sichten allen deutlich geworden sind, ist unwahrscheinlich und wird als nebensächlich übersehen. Die vorgestellte Beschreibung geht im weiteren Verlauf der Besprechung meist ebenfalls in Vergessenheit oder ganz verloren.
Mit einem gemeinsam erstellten Bild hingegen können die Informationen zum aktuellen Stand von möglichst allen Teilnehmern dargestellt und während der Besprechung dauerhaft zugreifbar gemacht werden.

Gibt’s da nicht schon was für?

Mehr oder weniger formalisierte Visualisierungen sind insbesondere im technischen Umfeld weit verbreitet: UML-Diagramme, Prozess-Darstellungen, Architektur-Bilder, ER-Diagramme, Projekt-Pläne und einige weitere. Für den Überblick eines Unternehmens oder einer Organisation gibt es Organigramme. Aus der Soziologie stammen Soziogramme bzw. soziale Netzwerkdiagramme.
All diesen Darstellungen ist gemein, dass sie klar definierte Aspekte allgemein lesbar darstellen wollen. Sie dienen fast ausschließlich einer mehr oder weniger dauerhaften Dokumentation, die möglichst selbstsprechend ist.
Für eine Situationsbeschreibung können nun ganz unterschiedliche Aspekte relevant sein. Sind im einen Fall z.B. der Standort oder die Ausstattung von Mitarbeitern wichtig, geht es woanders hauptsächlich um die Arbeitsbeziehungen untereinander oder gar um Konflikte und Allianzen.
Um allgemein eine Situation darstellen zu können, benötigt man also entweder allumfassende Notationsregeln oder aber man lässt dem Ersteller diesbezüglich freie Hand. Ersteres bietet keine der oben genannten Visualisierungs-Techniken. „Organizational Mapping“ geht den zweiten Weg, gibt keinerlei Symbolik vor, beschreibt jedoch ein Vorgehen und nennt mögliche, darzustellende Aspekte.

Wo kommt es her?

Die Methode geht zurück auf die bekannte und prägende Familien-Therapeutin Virginia Satir. Jerry Weinberg hat das ursprünglich für persönliche, private Situationen gedachte Werkzeug aufgegriffen und für die Beschreibung von Organisationen und für Gruppen angepasst und den Namen „Organizational Mapping“ geprägt. Im Rahmen der AYE Conference wird die Methode seit mehreren Jahren, zuletzt unter dem Titel „Beyond the Org Chart Illusions„, verbreitet.

Was bringt und kann „Organizational Mapping“? Was nicht?

„Organizational Mapping“ …

  • integriert die Perspektiven aller beteiligten Ersteller und stellt sie für diese sichtbar, verständlich und weiterverwendbar dar.
  • schafft ein gemeinsames Verständnis bzgl. der Situation zwischen den Erstellenden.
  • bringt neue Erkenntnisse während die Informationen der Gruppenmitglieder gesammelt und dargestellt werden.
  • hilft die Beziehungen und Wechselwirkungen zwischen Personen und Gruppen zu erkennen und diskutierbar zu machen.
  • enthüllt Strukturen und Zusammenhänge, die auf den ersten Blick nicht oder schwer erkennbar sind (anstatt der Illusion der Organigramme oder den offiziell sichtbaren Verbindungen).
  • kann auf viele verschiedene Situationen und Beobachtungs-Objekte, in vielen Umgebungen angewandt werden.
  • erlaubt die Verwendung beliebiger Symbole, um so viele Aspekte einer Situation wie benötigt darzustellen. Aspekte können sein: Personen, Gruppen, Orte, Gegenstände, Eigenschaften, Beziehungen, Termine, Aussagen, Gefühle und beliebige weitere (siehe unten).
  • stellt eine hervorragende Grundlage für weitere Diskussionen, Ideensammlungen und die Zielfindung dar.
  • kann sowohl in Gruppen als auch für sich selbst zur Standort-Bestimmung oder -Analyse eingesetzt werden.
  • liefert keine allgemein lesbare oder verständliche Darstellung. Die Map kann nur von der erstellenden Person oder Gruppe verstanden und verwendet werden.
  • enthält möglicherweise Informationen, die von den Erstellern als vertraulich gesehen werden.

Das ganze kann durchaus sehr bunt werden, für Außenstehende chaotisch wirken und z.B. wie folgt aussehen:

Und wie geht das?

Die Methode kann, wie oben bereits erwähnt, sowohl von einer Person alleine als auch von einer Gruppe angewandt werden. Folgend sind die Schritte zur Anwendung in einer Gruppe beschrieben.

„Organizational Mapping“ in der Gruppe erfordert einen Moderator, der mit der Methode vertraut sein sollte und die Vorbereitung sowie das Zeichnen des Bildes übernimmt. Der Moderator kann aber dennoch als Mitersteller auftreten und eigene inhaltliche Beiträge einfließen lassen.
Die Gruppe sollte nicht allzu groß sein, maximal 8 Personen.

Vorbereitung

Im Vorfeld erstellt der Moderator für die zu betrachtende Situation eine eigene „Organizational Map“. Dabei gilt es zu ermitteln, welche Aspekte für die in der Gruppe zu erstellende Map wichtig sind.

Der Moderator stellt sich bei jedem Punkt aus der folgenden Liste die Frage, ob er für das Thema des Meetings relevant ist oder sein könnte und ob er ihn in seiner Vorbereitungs-Map und in der Gruppe nutzen möchte.
Mögliche Aspekte bezüglich der darzustellenden Situation sind:

  • eine klare Formulierung der zugrundeliegenden Frage (z.B. „Wie können wir die Zusammenarbeit zwischen Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb verbessern?“)
  • wir selbst, andere Beteiligte und Gruppen (zur besseren Wiedererkennung kann man Personen mit Namen oder Initialen versehen)
  • Eigenschaften der Menschen oder Gruppen
  • Arbeits-, organisatorische und/oder hierarchische Beziehungen und Abgrenzungen
  • Orte bzw. räumliche Besonderheiten
  • Objekte (z.B. besondere Gegenstände, wichtige Dokumente, Verträge, Werkzeuge, Computer-Programme, Datenbanken … – was halt wichtig scheint)
  • Untergruppen, Termine, Meetings
  • typische Aussagen, Phrasen, Regeln, Meinungen
  • Stellen,
    – die uns schmerzen, an denen wir leiden
    – die uns Freude bereiten, Spaß machen
    – an denen wir Probleme sehen
    – an denen die Macht liegt
    – an denen es sehr gut oder sehr schlecht klappt
  • eine Überschrift bzw. Titel für das Bild
  • beliebige weitere Aspekte, die wichtig sind oder sein könnten

Die vom Moderator zur Vorbereitung erstellte Map erfüllt mehrere Zwecke. Sie gibt ihm ein grobe Vorstellung vom entstehenden Bild in der Gruppe (bietet also Anhaltspunkte für die grafische Aufteilung). Der Moderator sollte berücksichtigen, ob ihm für die Gruppen-Map ein Flipchart oder ein Whiteboard (Hoch- oder Querformat) zur Verfügung steht.
Die Vorbereitungs-Map hilft dem Moderator aber vor allem, die möglichen Aspekte vorzufiltern. Es lassen sich in der Gruppe natürlich immer noch weggelassene oder ganz neue Aspekte hinzunehmen, sofern Bedarf besteht.

Der Moderator klärt vorher, dass in dem Meeting-Raum ein Flipchart oder ein Whiteboard und außreichend verschiedene Stifte (mindestens 4, besser mehr, unterschiedliche Farben) vorhanden sind.

Durchführung in der Gruppe

Der Moderator erzählt kurz, was mit dem „Organizational Mapping“ erreicht werden kann und soll.

Er klärt (sofern nicht für das gesamte Meeting schon geschehen) was mit der erstellten Map außerhalb des Termins passieren soll und darf. Darf sie z.B. als Gedächtnisstütze für die Teilnehmer abfotografiert und verteilt werden, kommt sie als Anhang an ein Protokoll oder wird sie deutlich sichtbar am Ende der Veranstaltung vernichtet. Diese Frage kann auch zurückgestellt und später entschieden werden. Den Teilnehmern sollte es jedoch möglich sein, ehrlich und offen an der Map mitzuarbeiten.

Der Moderator beginnt nun mit der Map. Gibt es ein klares Thema, eine Frage für das Meeting, so schreibt er dies in eine Ecke des Bildes. Dann wählt und erklärt er ein Symbol mit dem er die Mitglieder der Gruppe einzeichnet. Sukzessive werden weitere Personen und Gruppen sowie die anderen Aspekte hinzugefügt. Das entstehende Bild kann, muss aber nicht, Ähnlichkeit mit der Version aus der Vorbereitung haben.
Wichtig ist, dass nun die Informationen und Sichten der Mitgliedern des Meetings einfließen und die Map vor ihren Augen entsteht.
Bei der Erstellung kann auch Diskussion entstehen und es kann deutlich werden, dass es unterschiedliche Sichten auf die Situation gibt. Aufgabe des Moderators ist es hier, diese Unterschiede entweder im Bild deutlich zu machen, zu markieren oder am Rand aufzulisten. Sollte die Diskussion in der Gruppe jedoch zu weit abdriften und z.B. schon in Richtung Ideen-Sammlung oder Lösungs-Vorschläge gehen, muss der Moderator korrigierend einschreiten und die Teilnehmer zurück zum Thema „Darstellung der Situation“ führen.

Nach einer vorher festgelegten Zeit (je nach Komplexität und Gruppengröße, 45 bis 90 Minuten) oder wenn die Map abgeschlossen scheint, wird das „Organizational Mapping“ beendet.

Die fertige Map bleibt während des Meetings sichtbar und dient als Diskussionsgrundlage und Referenz.

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